5 Apps, die dir 2021 helfen effektiver zu arbeiten

Pixellady

Inhaltsverzeichnis

Worum ES GEHT:

Ohne eine vernünftige Struktur wird es dir kaum möglich sein wirklich effektiv an deinem Business zu arbeiten. "Das Genie beherrscht sein Chaos" funktioniert da auch nur bedingt gut. Aber du kannst dir mit nur wenigen Apps eine effektive Arbeitsumgebung schaffen, so wie ich es auch geschafft habe.

Gut Geplant Ist halb gewonnen 

Um einen möglichst effektiven Arbeitstag zu erreichen bedarf es ein wenig Vorarbeit und Planung. Einfach morgens aufstehen, seine Morgenroutine erledigen und losarbeiten ist nicht nur wenig effektiv, sondern, um es etwas härter zu formulieren, dumm und Ressourcen verschwendend. 

Für meinen Arbeitsalltag habe ich mir daher eine Arbeitsumgebung aus den folgenden Apps / Tools aufgebaut und schon eine App davon in meine Morgen- bzw. Abendroutine integriert. Dabei ist es egal ob ihr der frühe Vogel oder die Nachteule seit, denn mit etwas Anpassung kann es auch bei euch funktionieren.

Microsoft To Do auf Iphone 11

#1 To Do

Entweder als Erstes nach dem Wachwerden oder oft auch noch vor dem Zubettgehen nutze ich die App To Do von Microsoft. Dort kann ich mir, unabhängig von den Aufgaben die sonst so meinen Alltag darstellen (Kinder, Haushalt, und und und), alle anstehenden Tasks für mein Business zusätzlich vermerken. 

Einige wiederkehrende Elemente können schnell und einfach übernommen werden, hier im Beispiel das Taschengeld für die Jungs. 

Alle Aufgaben und deren untergeordnete Aufgaben (Tasks), die ich an einem Tag nicht erledigt habe, kann ich problemlos für meinen nächste Tag übernehmenDarüber hinaus bietet To Do auch eine super Anbindung an Outlook inkl. dem darin genutzten Kalender und ich kann meine Listen auf allen meinen Endgeräten verwenden.

Auf folgenden Plattformen vorhanden:

#2 Outlook

Ein weiteres Tool aus dem Hause Microsoft landet in meinen Top 5. Mit Outlook* schlage ich zwei Fliegen mit einer Klatsche, denn ich kann damit nicht nur meine verschiedenen Emailkonten nutzen, sondern auch gleichzeitig unseren privaten und meinen geschäftlichen Terminkalender. Außerdem können Emails mit wichtigen Terminen (Meetings, Buchungen, etc.) automatisch in den Kalender übernommen werden und auch eine Anbindung an To Do funktioniert für „als besonders wichtig“ gekennzeichnete Emails (Rote Flagge).

Mit Outlook habe ich sowohl Emails, als auch Termine im Blick und an einem Ort gebündelt!

Auf folgenden Plattformen vorhanden:

#3 Trello

Mein absolutes Lieblingsplanungtool ist Trello aus dem Hause Atlassian. Nachdem man einen Account eigerichtet hat kann man den Dienst völlig kostenfrei nutzen und auch gemeinsam mit einem Team an verschiedenen Aufgaben arbeiten. Ein Power-Up ist kostenfrei nutzbar, für jedes weitere muss eine kostenpflichtige Trello-Variante genutzt werden. Ich nutze in dieser kostenfreien Variante das Kalender-Power-Up. Hier bekomme eine Kalenderübersicht (verschiedene Ansichten möglich) für alle meine erstellten Aufgaben und kann diesen Kalender auch in meiner Kalender-App integrieren.

Besonders interessant ist, dass man bei Trello auch Boards erstellen und diese dann mit anderen Usern teilen kann. Die Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern ist auf diesem Wege problemlos möglich und auch die Weitergabe an Kunden (fertige Redaktionspläne) oder die Erstellung von Templates klappt problemlos.


Auf folgenden Plattformen als App oder browserbasiert:

 

#4 Adobe Spark / Canva

Für die Contenterstellung greife ich mehr und mehr auf selbsterstellte Vorlagen zurück, denn so kann man nicht nur schneller mehr Content erstellen, sondern auch alles in einem einheitlichen Look gestalten. 

Zu meinen beiden Favoriten zählen Canva und Adobe Spark, die in ihrem Funktionsumfang recht ähnlich arbeiten. Für Abonnenten der kompletten Creative Cloud* ist Spark inklusive, es kann jedoch auch einzeln abonniert werden. Canva hingegen ist in einer Grundversion komplett kostenlos und wenn man mit dem eingeschränkten Funktionsumfang zufrieden ist kann man es auch dauerhaft kostenlos nutzen.  

 

Da ich die Creative Cloud* im Abo habe nutze ich Canva aktuell noch in der abgespeckten Version, allerdings werde ich in Zukunft auch dort auf eine Pro Variante wechseln, um den vollen Funktionsumfang samt Veröffentlichung auf meinen Social Accounts nutzen zu können.

Canva ist auf folgenden Plattformen vorhanden,
sowie 
hier für alle gängigen Browser:


Adobe Spark ist auf folgenden Plattformen vorhanden,
sowie 
hier für alle gängigen Browser:

Canva und Adobe Spark auf dem Iphone
at Work Zeiterfassung auf dem Iphone

#5 atWork Zeiterfassung

Lange Zeit habe ich immer nur Pi-Mal-Daumen gewusst wie lange ich an einem Projekt gearbeitet habe. Das ist nicht nur schlecht für eine mögliche Rechnungsstellung, sondern auch für die eigene Zeitplanung. Seitdem ich meine Arbeitszeit für die verschiedenen Projekte und Bereiche erfasse kann ich nicht nur genauer abrechnen, sondern auch besser kalkulieren welche Zeit ich für zukünftige Kunden und Projekte benötige. Mit atWork kann man dies in einer kostenfreien Version in eingeschränktem Umfang (für den Start und zum Testen absolut ausreichend) und mit dem Kauf von atWork Plus (aktuell 5,49€) inkl. aller Erweiterung ( u.a. Datenexport, unbegrenzte Einträge, Erfassung von Urlaub und Krankheit)


Auf folgenden Plattformen vorhanden:

 

Mein Fazit

Um wirklich effektiv die zur Verfügung stehenden Ressourcen, sprich die eigene Arbeitskraft, einsetzen zu können muss man sich ihrer zum einen bewußt sein und sie zum anderen sinnvoll verwenden. Eine ToDo-Liste ist ein wichtiger Ausgangspunkt, denn nur wenn man weiß welche Aufgaben und Projekte wann erledigt werden müssen kann man einen sinnvollen Projektplan erstellen.

Arbeitet man vielleicht mit mehreren Teammitgliedern an einem oder mehreren Projekten und hat die Aufgaben untereinander verteilt, so ist ein Tool für die Abarbeitung der einzelnen Aufgaben sinnvoll. Für die Kommunikation benötigt an ein professionelles Emailprogramm und einen Kalender um die Übersicht nicht zu verlieren. 

 

Für mich ist bei aller Planung auch die Erstellung von Content nicht zu vernachlässigen und auch diese sollte möglichst mit anderen zusammen funktionieren. Und zu guter letzt muss ich am Ende des Tages wissen wieviel Zeit ich für was verwendet habe, bevor ich dann wieder an meiner ToDo-Liste für den nächsten Tag arbeite.

 

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